To skritt frem og ett tilbake – del 2

Jeg hadde hoppet, og akkurat nå var jeg i fritt fall og kavet med armer og bein til alle kanter. Jeg ante at dette kunne ende med et gedigent mageplask. Ville jeg klare å padle meg i land med noenlunde verdigheten i behold, eller ville det til å ende med at jeg måtte ta i mot en livbøyle? Sistnevnte alternativ innebar at arrangementet måtte avlyses.

Vi ble tross alt en fin gjeng rundt hesteskoen denne dagen 🙂 Foto: Tove Lise Mossestad

Del 1 av denne historien leser du her.

Det var nettverket mitt som gjorde at jeg møysommelig, dag for dag, og uke for uke, fikk inn de påmeldingene jeg trengte for at arrangementet skulle kunne gjennomføres.

Første bud når du skal bygge business er å bygge relasjoner. Vær til stede, del av din kunnskap og bidra i sosiale sammenhenger. Skap deg et godt nettverk og vær mot andre som du ønsker at de skal være mot deg.

Da jeg planla Kickoffén hadde jeg sett for meg at jeg uten store problem skulle få påmeldinger fra 20-25 personer. Så naiv kan man altså være… Nå måtte jeg i stedet nedlegge mangfoldige timer med personlige henvendelser for å sanke inn kurdeltakere. Og jeg jublet lettet for hvert ”ja” som møysommelig ble hanket inn.

Det nye målet ble satt til 10 deltakere. Da skulle jeg kunne komme gjennom det uten økonomisk tap, og minst vel så viktig; da var vi likevel mange nok til at det ville bli en god arena for nettverksbygging, noe som var et viktig mål med dette arrangementet (i tillegg til at jeg skulle få erfaring med konseptet, og ta bilder til bruk i videre produktutvikling av tjenestetilbudet mitt i Hjerteblad).

Vi landet til slutt på 11 betalende kursdeltakere. Vi var dessuten fire foredragsholdere, og i tillegg skulle jeg ha med meg min gode kollega Oda som jobber deltid som 3D-designer i Hjerteblad, som høyre hånd og hjelp med det praktiske.

Dessuten hadde jeg selvsagt hyret inn min favorittfotograf, fantastisk dyktige Tove Lise i Mossestad FotoDesign, så da var jeg trygg for at den viktige fotodokumentasjonen var i de beste hender.

Dvs. at vi nå ville være en gjeng på totalt 17 personer i Løvli denne lørdagen. De fleste hadde bestilt Overnattingspakke, og vi hadde åpnet opp for at kursdeltakerne kunne ta med seg ”sin bedre halvdel” på den sosiale delen av programmet om ettermiddagen. Dermed var jeg trygg for at vi ville få den stemningen og nettverksbyggingen som jeg hadde hatt som utgangspunkt da jeg planla arrangementet.

Ok, nå hadde jeg begynt å samle bein og armer litt mer, og trakk et lettelsens sukk for at den livbøyen kunne bli værende på land. Jeg trengte ikke å avlyse arrangementet.

Plutselig var bare det å faktisk ha klart å samle nok deltakere til “Kickoff 2017” en seier i seg selv…! Foto: Tove Lise Mossestad

 
Men så kom neste uforutsette utfordring:

En avlysning kom inn tre dager før.

Og jeg hadde ikke satt noen frist for avbestilling… Så utrolig uprofft av meg! Dette er jo ”barnelærdom” når man skal være kurs-arrangør. Dette var riktignok første gang jeg selv sto som arrangør av en konferanse, men dette burde jeg virkelig ha tenkt på…

OK, da landet vi likevel på 10 betalende kursdeltakere, som var det antallet jeg hadde satt som minimumskrav for å kunne gjennomføre.

Og så kom det en gledelig etterslenger dagen før, og da var vi 11 igjen!

Men så kom det en sms sent kvelden før kursdagen; en som lå syk med feber, og ikke visste om hun ville klare å delta på kurset.

Selve kursdagen fikk jeg en telefon på vei til Løvli; en annen kursdeltaker lå med spysyke.

Og da kurset startet, manglet vi to stykker til. Utover formiddagen kom det melding fra begge to om at de ikke kunne stille grunnet sykdom.

Altså hadde 11 betalende kursdeltakere nå blitt til 8.

Og en ”ulykke” kommer sjelden alene…

I tillegg måtte min gode kollega, Karen i Bauta, melde avbud kvelden før pga sykdom, og ut på formiddagen selve kursdagen fikk jeg også beskjed fra min kollega Oda som var blitt forhindret fra å stille.

 
Neste utfordring ble av det værmessige slaget:
Da jeg planla arrangementet og satte datoen 18. mars, var jeg klar over at vi på denne årstiden måtte kunne regne med å få snø. Av erfaring vet jeg at den bratte veien opp til Løvli kan være svært utfordrende vinterstid, men det har jo knapt vært vinter på Vestlandet i år, så jeg var rimelig trygg for at det skulle gå bra. Vi hadde ikke sett noe tegn til vinter på flere uker når vi nærmet oss helgen vår, så akkurat når det gjaldt føret slappet jeg av.

Dagen før arrangementet hadde jeg planlagt å dra opp i Løvli med matvarer og få ordnet med mest mulig av det praktiske. Men så våknet jeg opp fredagen til full vinter med sludd, snø, regn, vind og skikkelig drittvær! Kjøreturen opp i Løvli kunne jeg bare glemme, bilen vår er helt håpløs på vinterføre. Veien opp dit skulle bli brøytet fredags kvelden, ergo innstilte jeg meg på at jeg måtte få alt på plass om lørdags morgenen før kursstart.

Jeg må ha hatt noen gode makter med meg likevel, for etter en hel uke med drittvær, våkner vi lørdags morgenen til et fantastisk hvitt winterwonderland, med strålende sol, vindstille og nydelig temperatur.

Lørdag 18. mars holdt værgudene en hånd over vårt Kickoff i Løvli. Etter en uke med drittvær våknet vi til dette…! Foto: Tove Lise Mossestad

Veien opp i Løvli var brøytet, men den siste bratte bakken opp gav oss store utfordringer. Etter gjentatte forsøk, endte det med at min mann til slutt fikk bilen opp ved å rygge, så det ble noen kilometers ryggetur oppover på smal grusvei som girkassen likte dårlig! Det var siste gang, sa min snille mann da, før han satte kursen ned igjen … (Han skulle bruke dagen til å montere ferdig drivhuset mitt, før han kom opp igjen om kvelden).

Med alt føre-bestyret var vi blitt forsinket i forhold til planen, og det ble litt knapt med tid før kursdeltakerne skulle komme. Men så viste det seg (selvsagt) at mange av kursdeltakerne også fikk de samme utfordringene med å komme seg opp bakken.

Ergo sto jeg nå på selve konferansedagen med et hull i kursprogrammet (siden min kollega måtte melde avbud kvelden før), en hjelpende hånd mindre (Oda som ble forhindret), en vesentlig mindre deltakergruppe enn det minimumskrav jeg hadde satt, og en halv time forsinket i forhold til programmet (pga kjøreforholdene).

 
Men nå sto vi her, dagen jeg hadde arbeidet for så lenge var i gang. Nå gjaldt det uansett å levere det jeg hadde lovet.

Solen strålte utenfor vinduene denne vidunderlig vakre hvite vinterdagen. Vi var i en verden helt for oss selv oppe i fjellet, det var fyr i peisen, kaffe i koppene, frukt, nøtter og sjokolade på fatene og det summet av forventningsfulle og glade stemmer i lokalene.

Jeg så meg rundt og kjente på den gode atmosfæren. Dette blir bra!

I tillegg til de åtte kurdeltakerne var selvsagt mine samarbeidspartnere, Per Terje i Organisasjonssykepleie, Ann-Elisabeth i Lavik Kro og Tove Lise i Mossestad FotoDesign aktive kursdeltakere, og dermed var vi uansett elleve personer rundt bordet i tillegg til den av oss som holdt foredrag. En riktig fin gjeng, var vi!

Nok en gang kom mitt motto ”Resultatene skapes av mennesker!” til sin fulle rett. Hjelpende hender, positiv innstilling, forståelse, aktiv deltakelse og god atmosfære sørget for at dagen ble akkurat så fin som jeg hadde drømt om!

Sol inne og sol ute. God konferanse-stemning i Løvli lørdag 18. mars! Foto: Tove Lise Mossestad

Jeg feilet masse gjennom dagen, jeg lærte heldigvis enda mer, og jeg har dratt noen konklusjoner. Dette får du høre om i siste del av denne bloggtriologien om mitt første konferanse-event. 😉

 
Engasjert hilsen fra
Merete

– Ingen proff eventmaker, men jeg lærer!

PS; Her er link til tredje og siste beretning i denne triologien.

Kommentarer